25 mei 2020

Jouw onderneming nog verder digitaliseren

Hoe werkt de urenregistratie app

Wanneer je begint met het digitaliseren van je urenregistratie dan wil je natuurlijk wel een nauwkeurige urenregistratie. Er zijn veel manieren om de gewerkte uren bij te houden zoals; het registreren van je uren in een Excel bestand of een boekhoudpakket voorzien van een urenregistratie functie. Tegenwoordig kun je de gewerkte uren ook digitaal registreren in combinatie met urenregistratie app. Deze app kun je zowel online als offline gebruiken voor het registreren van de gewerkte uren. Wanneer het apparaat waar je deze app op hebt staan weer online komt worden de uren namelijk direct automatisch doorgezet. Het uren registreren gebeurt al bij het importeren van de uren in de urenstaat van de planning. Jouw medewerkers krijgen een app waarbij ze op een werkbon hun gewerkte uren kunnen bijhouden. Deze uren komen rechtstreeks in de urenstaat. Hier kan ook het gebruikte materiaal worden opgeschreven. 

Jouw uren- en materialen registratie is dus altijd up-to-date

In één oogopslag kun jij in het systeem zien wie waar werkt, wat zij hebben gedaan en hoeveel uur zij daaraan gewerkt hebben. Ook de materialen die zij gebruikt hebben zijn direct zichtbaar. De factuur kan dan ook direct worden gegenereerd en naar de klant worden gestuurd. Heeft een klant vragen over de werkzaamheden dan is jouw uren- cq materialen registratie helemaal bij en kun jij de vragen direct beantwoorden. Met een complete urenregistratie app verbind jij de buitendienst met de binnendienst, jouw bedrijf met je klant. Jij kunt direct alle gegevens die worden ingevoerd door jouw medewerkers inzien. Het systeem kan deze gegevens direct genereren en er een factuur van maken. 

Het plannen van personeel wordt een makkie

Maak jij de personeelsplanning nog in excel? Dat kan natuurlijk heel goed bij weinig personeel maar hoe meer personeel je in dienst krijgt, hoe moeilijker dat wordt. Wanneer je kiest voor een digitale planning moet je eerst bekijken hoe jij het liefst de planning opzet. Doe je dit per medewerker, per dag of per klant? Wanneer je jouw planning aanpast met de urenregistratie app gaat alles kinderlijk eenvoudig. Jij of de planner van jouw bedrijf vult de planning. Dit kan eenvoudig gedaan worden door de orders die binnen komen naar de juiste data in de planning te slepen. Jouw werknemers zien in hun werkbonapp direct wat er van hen wordt verwacht en waar zij naar toe moeten. Verandert er iets in de planning dan wordt dat bij de desbetreffende persoon kenbaar gemaakt door middel van een signaal. 

Planning, urenregistratie en facturatie alles is op elkaar afgestemd

Een strategische planning die wordt ondersteund door een werkbonnen en uren registratie zorgt voor een gedigitaliseerde onderneming. De planner (of jijzelf) voert de planning in, de werknemers in de buitendienst weten welke werkzaamheden zij moeten uitvoeren en waar. Wanneer zij de gewerkte uren registreren op de werkbon kunnen zij ook materialen opgeven. Foto’s en aantekeningen kunnen worden toegevoegd. Deze werkbon wordt direct verwerkt via de urenregistratie. Als er nog aanpassingen moeten worden gedaan is dat geen enkel probleem. Wanneer jij akkoord gaat met de uren en materialen dan kan er door het systeem een factuur worden gegenereerd die je dan dezelfde dag al naar de klant kunt versturen.