13 juli 2016

Column: Petje op, petje af

Tegenstrijdig belang

De ondernemer heeft nogal eens meerdere petten op. Zo is hij naast aandeelhouder meestal ook bestuurder, manager of werknemer. Ook kan hij schuldeiser, schuldenaar, verhuurder of contractspartij zijn van de onderneming. Tegenstrijdig belang komt dan snel om de hoek kijken. Besluitvorming is dan aan wettelijke regels gebonden.

Een bestuurder mag niet deelnemen aan de beraadslaging en besluitvorming binnen een B.V. indien hij daarbij een direct of indirect persoonlijk tegenstrijdig belang heeft. De overige bestuurders nemen dan het besluit. Als het besluit niet genomen kan worden, dan wordt het besluit door de raad van commissarissen genomen. Bij het ontbreken van een raad van commissarissen neemt de algemene vergadering het besluit.

Bestuur of algemene vergadering?

Ook worden bestuursbesluiten en aandeelhoudersbesluiten nogal eens door elkaar gehaald. Voor de dagelijkse gang van zaken is het bestuur verantwoordelijk en bevoegd besluiten te nemen. Voor aandeelhouders is er slechts een beperkt aantal besluiten in de wet opgenomen. De vaststelling van de jaarrekening, de winstbestemming en uitkeringen, de benoeming en ontslag van bestuurders, uitgifte van aandelen en statutenwijziging zijn de meest voorkomende. Daarnaast kan aan de algemene vergadering het recht toekomen om bestuursbesluiten goed te keuren en kan zij instructies geven aan het bestuur. Ook hiervoor geldt weer dat de schriftelijke vastlegging van belang is.

Binnen of buiten vergadering

Als alle aandeelhouders of bestuursleden het met elkaar eens zijn, dan kan een besluit zonder het houden van een formele vergadering genomen worden. Besluiten buiten vergadering zijn in mijn praktijk aan de orde van de dag. Als maar duidelijk op papier staat welk besluit er is genomen en op welke datum met daarbij de handtekeningen van alle aandeelhouders en/of bestuurders op het betreffende document. Alleen dan is sprake van een rechtsgeldig besluit, tenzij andere (aanvullende) vormvoorschriften gelden.

Bij een besluit dat in een formeel gehouden vergadering is genomen, is het van belang dat de oproeping op de juiste formele weg heeft plaatsgevonden. Rekening dient daarbij te worden gehouden met een (statutaire) oproepingstermijn, met de wijze van oproeping (brief, email) en het bijvoegen van een agenda met eventuele bijlagen. Is de oproeping gebrekkig geweest, dan is formele besluitvorming niet mogelijk. Zijn echter toch alle aandeelhouders en/of bestuurders aanwezig, dan kan niettemin een rechtsgeldig besluit worden genomen. Dat kunnen zelfs besluiten zijn die niet geagendeerd zijn geweest.

Nadelige gevolgen

Maar al te vaak constateer ik dat ondernemers de besluitvorming niet op orde hebben. Als ik vraag om relevante stukken, dan zijn deze er niet of is er sprake van gebrekkige documenten. Met name in situaties waarin een transactie op stapel staat, kan dat vervelende gevolgen hebben. Het komt voor dat er vertraging in de uitvoering van overeenkomsten optreedt, met mogelijke schadeclaims. Ook kan achteraf blijken dat een besluit niet genomen is en een rechtsgevolg niet is ingetreden. Vraag is dan hoe dit hersteld kan worden?

Kortom, realiseer je dat het vastleggen van besluiten belangrijk is. Het maakt onderdeel uit van uw taak als bestuurder van een B.V. en kan leiden tot onbehoorlijk bestuur en mogelijke aansprakelijkheid als je er een potje van maakt. Kijk daarbij goed naar het petje dat u op heeft. 

Roland van Mourik
Notaris bij Hekkelman Advocaten | Notarissen
r.van.mourik@hekkelman.nl
www.hekkelman.nl

Nijmegen Business