1 juni 2015

Dirkzwager advocaten & notarissen over bedrijfsgeheimen

Ze maken in hun dagelijkse praktijk vaak mee hoe onbekommerd personen en ondernemingen met hun kostbare bedrijfsgeheimen omgaan.

Wat is een bedrijfsgeheim eigenlijk? “Dat kan alles zijn wat je een voorsprong geeft op je concurrenten. Dat kan technisch, (producten, methodes of data), commercieel (klanten, prijzen, of bijvoorbeeld offertes) of financieel van aard zijn. De Nederlandse wet heeft er geen definitie voor ontwikkeld. In het TRIPS-verdrag van 1995 staat het omschreven als informatie die niet algemeen of gemakkelijk toegankelijk is voor de relevante kring, die handelswaarde bezit omdat ze geheim is en die ontworpen is aan redelijke maatregelen om het geheim te behouden. Je kunt je bedrijfsgeheimen in een contract nauwkeurig definiëren”, aldus Jaap Kronenberg.

Octrooi
Dan vraag je toch octrooi aan? Problemen opgelost. Dat is volgens Joost Becker niet zo: “Een octrooi aanvragen is duur en tijdrovend en je moet je vinding aan het octrooibureau en dus aan het publiek openbaar maken. Bovendien heeft een octrooi een geldigheidsduur van 20 jaar. Stel je voor dat de bedenker van Coca Cola in 1886 octrooi had aangevraagd. Dan had zijn geheim in 1906 op straat gelegen en zou het zonder problemen gekopieerd kunnen zijn. Coca Cola heeft de geheime receptuur echter zo degelijk beschermd, dat het tot op de dag van vandaag wel geheim is. Heb je een octrooi en vind je dat iemand inbreuk maakt op je vinding, dan is het nog niet zo eenvoudig om dat aan te tonen. In een substantieel van de zaken wordt de inbreuk niet toegekend. Dan heb je dus veel tijd en geld geïnvesteerd en sta je met lege handen. Er kleven dus nadelen aan.”

“Definieer je geheimen, want veel bedrijven realiseren zich niet dat ze cruciale geheimen hebben.”

Bescherming
Hoe bescherm je een bedrijfsgeheim? Kronenberg: “Definieer je geheimen, want veel bedrijven realiseren zich niet eens dat ze cruciale geheimen hebben, zoals databestanden of leverancierslijsten. Wat je niet weet, kun je niet beschermen, dus maak om te beginnen een risico-analyse. Wat zijn je geheimen, waar zitten ze en wie kan daar bij? Wat zijn met andere woorden de verspreidingsrisico’s? Zijn er beschrijvingen of prototypes en hoe zit het met de wandelende kennis die in het hoofd van medewerkers zit. Hoe bescherm je dat? Daarvoor heb je twee manieren tot je beschikking: praktische en juridische bescherming. Houd je geheim zowel digitaal als fysiek achter slot en grendel en zorg dat er alleen toegang is voor mensen die toegang moeten hebben. Beveilig gebouwen, IT-systemen en communicatielijnen en maak beveiligingsinstructies voor medewerkers. Maar zorg er bijvoorbeeld ook voor dat datalijsten zijn voorzien van naam en logo van je bedrijf. En ingeval van een innovatie, leg dat bij een notaris vast, zodat je een juridische datum hebt en altijd kunt aantonen dat jij de eerste was met het idee.” Het is dan wel van belang dat dit idee concreet is uitgewerkt en vormgegeven, anders is het onvoldoende bepaald.

Juridisch
Om te voorkomen dat oud-werknemers oneigenlijk gaan concurreren, zijn er arbeidsrechtelijke mogelijkheden, zoals een concurrentie- en relatiebeding.” Bedrijfsgeheime kennis wordt het best beschermd als er vooraf een geheimhoudingsbeding wordt ondertekend, met een boetebeding.” Dat geeft volgens Becker juridisch de meeste kansen. “Dat geldt ook indien investeerders of con-collega’s interesse hebben om het bedrijfsgeheim te exploiteren en daarbij cruciale informatie moet worden uitgewisseld. Overweeg ook arbitrage overeen te komen indien er een conflictsituatie ontstaat over het geheimhoudingsbeding. Zittingen van de burger-rechter zijn openbaar, net als het vonnis. Arbitrage is in beginsel besloten.” Bij misbruik van bedrijfsgeheime kennis kan het (her)gebruik daarvan door concurrenten worden verboden. Becker: “Stel een concurrent brengt een vergelijkbaar product op de markt in zeer korte tijd nadat één van je medewerkers er is gaan werken. Dan kun je, mits goed onderbouwd, beslag laten leggen op hun administratie, dan zijn er verder procedures die je kunnen helpen om onrechtmatig gebruik van bedrijfsgeheimen aan te tonen.”

Ten slotte: in 2016/2017 wordt nieuwe EU-wetgeving van kracht. “Baanbrekende wetgeving die voor ondernemers in heel Europa veel meer bescherming zal bieden. Ons advies: ga er serieus mee om, want je kunt een bedrijfsgeheim maar één keer kwijt raken.”