18 februari 2025

Hoe zet je professioneel debiteurenbeheer op?

Wat zijn debiteuren?

Debiteuren zijn openstaande facturen, en bij debiteurenbeheer draait het dus letterlijk om het beheren van alle facturen die nog door klanten betaald moeten worden. Onder het beheer hiervan vallen acties als het sturen van herinneringen, het koppelen van facturen aan transacties en meer. Debiteurenbeheer is vooral een tijdrovend proces, waar je vaak behoorlijk wat uurtjes aan kwijt bent als je dit handmatig doet. Waarbij we meteen bij de eerste tip zijn beland.

Het automatiseren van het proces

De eerste stap bij het opzetten van professioneel debiteurenbeheer, is het opstellen van een goed proces. Iets waarvoor je zelf het wiel niet hoeft uit te vinden, want je kunt bijvoorbeeld gebruikmaken van professionele software. Payt Software is hier een goed voorbeeld van, waarbij je ook nog eens betaalt op basis van het aantal facturen dat jouw onderneming gemiddeld per maand verstuurt.

Met Payt kun je onder andere de opvolging van openstaande facturen automatiseren, betaallinkjes toevoegen aan facturen voor snellere betalingen, een dialoog aangaan met de klant via het klantenportaal en betalingsregelingen treffen. Het is zelfs mogelijk om de kredietwaardigheid van klanten te controleren, wat ook geheel geautomatiseerd kan worden. Door het gebruik van debiteurenbeheer software geef je veel taken uit handen (zo gezegd dan), zonder dat je zelf de controle verliest. Je kunt namelijk het gehele proces aanpassen aan jouw onderneming en waar nodig handmatige goedkeuringen toevoegen.

Elektronisch factureren

Een ander onderdeel waar het bij professioneel debiteurenbeheer niet aan mag ontbreken, is elektronische facturatie, ook wel e-facturatie genoemd. Hierbij verstuur je facturen elektronisch, wat veel sneller en goedkoper is. Er zijn twee manieren, waarbij een van deze methodes eigenlijk geen e-facturatie is. Dit is namelijk het versturen van een PDF-bestand per mail, wat uiteindelijk natuurlijk alsnog veel sneller is dan een factuur versturen met de post.

Bij e-facturatie wordt namelijk gedoeld op een factuur in de vorm van een XML/UBL-bestand, dat vervolgens automatisch wordt uitgelezen door (bijvoorbeeld) het PEPPOL netwerk. Zo kunnen facturen direct worden verwerkt in een boekhoudprogramma, evenals het opvolgen ervan via debiteurenbeheer software.

Meerdere software oplossingen integreren

Een andere optie voor het opzetten van professioneel debiteurenbeheer is het koppelen van meerdere software programma’s, denk aan facturatie, boekhouding en debiteurenbeheer oplossingen. Op deze manier worden alle gegevens met elkaar gesynchroniseerd en weet je altijd hoe je onderneming er financieel voorstaat. Het voorkomt tevens dubbel werk en het vermindert fouten.

Een mobiele app gebruiken

Tenslotte een optie die niet noodzakelijk is, maar wel erg makkelijk. Dit is het gebruik van een debiteurenbeheer app, waarmee je ook onderweg en vanaf je smartphone bepaalde gegevens kunt inzien. Het is een prettige toevoeging, aangezien je op deze manier niet verbonden bent aan het gebruik van een laptop of PC. Ook handig als je ineens iets te binnen schiet en je bijvoorbeeld een notitie wil toevoegen aan een debiteur, nadat je een klant hebt gesproken. Zo maak je optimaal gebruik van de debiteurenbeheer software, net zoals je dat ook doet met bijvoorbeeld je kantoorruimte of andere middelen.