19 augustus 2020

Juist nú is het van belang je juridische zaken structureel goed te regelen’

Annemarie: “Ineens kregen we te maken met heel veel werknemers die thuis werkten en tegelijk hun kinderen moesten ondersteunen bij thuisonderwijs. Werkgevers dienden al even onverwacht dat thuiswerken te faciliteren. Niet alleen qua apparatuur, ook wat betreft het bieden van bijvoorbeeld een veilig netwerk om vertrouwelijk om te kunnen gaan met (privacy-)gevoelige gegevens of bedrijfsinformatie. We merken dat veel van onze cliënten nog geen beleid hadden dat gericht is op thuiswerken. Welke functies binnen het bedrijf lenen zich voor thuiswerken? Hoe vaak per week? En hoe zal het gaan ná corona?” 

STRUCTUREEL REGELEN 

Ook al pakken we momenteel het dagelijkse leven zoals we dat gewend waren weer voorzichtig op, we moeten voorbereid zijn op een mogelijke tweede besmettingsgolf en een terugkeer naar de situatie van afgelopen maart. Zowel Valerie als Annemarie zien een groei in innovatie onder ondernemers. Er wordt gekeken of bepaalde zaken anders ingericht kunnen worden dan vóór corona en daarbij wordt stilgestaan bij de efficiëntie van ‘oude gewoonten’. Valerie: “Juist nú is het belangrijk die zaken ook juridisch gezien structureel te regelen. Zoek bijvoorbeeld een goede IT-ontwikkelaar en maak daar heldere afspraken mee. Weeg kosten en baten af: wanneer een deel van het personeel voor een bepaald percentage thuis gaat werken, nu én in de toekomst, dan scheelt dat kantoorruimte, reisbewegingen en -kosten.” 

JURIDISCH STERK STAAN 

Er zijn legio zaken waar je als ondernemer aan moet denken en die je moet regelen. Op een meer gestructureerde manier dan nu. De advocaten van Poelmann van den Broek maken je wegwijs in het woud aan wet- en regelgeving en bieden oplossingen voor juridische vraagstukken, toegespitst op jouw specifieke praktijk en situatie. “De huidige situatie betreft natuurlijk nog een soort overgangssituatie, maar op de langere termijn is het echt van belang alles juridisch goed geregeld te hebben”, aldus Valerie. Annemarie vult aan: “En daarbij geldt natuurlijk ook, dat hoe langer deze situatie gaat duren, hoe meer er van ondernemers verwacht wordt. Je bent verplicht je werknemers goed te informeren over wat wel en niet mag en zaken als de voorschriften omtrent thuiswerken strak te regelen. Als jij als werkgever deze voorschriften voor thuiswerken niet scherp hebt opgesteld in een beleid, dan kun je je werknemers ook moeilijk aanspreken op het (niet) naleven van die voorschriften. Ook het monitoren van werknemers tijdens het (thuis)werk is niet mogelijk zonder beleid dat bij de werknemers bekend is en waarin is opgenomen waarom, wanneer en hoe vaak je als werkgever monitort.” 

GÉÉN OVERBODIGE LUXE 

Annemarie en Valerie kunnen je exact vertellen wat juridisch nodig is. Wijzigingen in de manier van werken en steeds verdergaande innovatie brengen verschillende vraagstukken met zich mee. Doorgaans werken verschillende partijen samen aan innovaties. Tijdens een crisis kunnen gecompliceerde vragen op de voorgrond treden: hoe worden kosten en opbrengsten verdeeld? Bij wie liggen welke rechten? Denk ook aan het inschakelen van een IT-bedrijf om een veilig systeem te ontwikkelen. Ook dan is het belangrijk te weten bij wie de rechten liggen: bij jou als opdrachtgever, of bij de ontwikkelaar en krijg jij een licentie? En hoe regel je dat je toegang tot bestanden hebt die werknemers momenteel thuis op hun privécomputer hebben staan? Je wil vanzelfsprekend voorkomen dat indien een medewerker het bedrijf verlaat, zijn of haar werk verloren gaat of in verkeerde handen terecht komt. Al met al diverse juridische aspecten die nu en in de toekomst een belangrijke rol spelen. 

Gedegen juridische bijstand is dus geen overbodige luxe…

Meer weten? Kijk op Poelmann van den Broek.