7 december 2017

Ontbijtbijeenkomst over privacy en persoonsgegevens door Poelmann van den Broek advocaten

Restaurant Valdin heeft deze ochtend haar deuren al vroeg geopend voor de ondernemers. De broodjes komen vers uit de oven en de tafel is rijkelijk belegd met allerlei lekkers. Aanwezig zijn Bart Creemers (Works Smart Staffing Solutions), Christian Maldonado (Hegeman Groep), Ferry Nijhof (Giesbers Communicatie Groep) en Babs Rijke (Holland Casino). Valerie Lipman en Annemarie van Woudenberg van Poelmann van den Broek advocaten hebben de leiding over het gesprek. Valerie is onder andere gespecialiseerd in de ICT-kant van privacy en persoonsgegevens, terwijl Annemarie zich vooral toespitst op het arbeidsrecht.

‘Niks te verbergen’

Valerie en Annemarie trappen de informele sessie af met een veelzeggend filmpje. Een interviewer vraagt mensen naar hun privacy, waarop de meesten aangeven: ‘Ik heb niks te verbergen’. Als hij ze vervolgens om hun pincode, adresgegevens en andere persoonlijke dingen vraagt, blijkt dat ze toch liever geen antwoord geven. “Iedereen heeft gegevens waarvan je niet wilt dat deze op straat komen te liggen”, zegt Annemarie. De aanwezige ondernemers beamen dat. 

Cookies 

Hoe denken de ondernemers aan tafel over privacy en persoonsgegevens? Christian stoort zich aan het feit dat je op iedere website de cookies moet accepteren. “Je doet het toch maar, en vervolgens krijg je op iedere volgende website advertenties van producten die je bekeken hebt. Ik heb ook geen Facebook, omdat je hele geschiedenis dan openbaar wordt. Ik vertel dingen liever persoonlijk aan mensen.” “En online gedeelde informatie is ook lastig te verwijderen”, reageert Annemarie. “Mensen kunnen veel informatie vinden als ze je googelen. Veel is tegenwoordig digitaal, dus er wordt meer opgeslagen dan je denkt. Je wordt ook geregistreerd via camera’s en kentekenregistratie bijvoorbeeld. Maar op grond van de wet mogen niet alle gegevens ook lang bewaard worden.” 

Wetswijziging 

Omdat de privacywetgeving per lidstaat anders is, wil Europa dit meer gelijktrekken door een Europese Privacyverordening, die per 25 mei 2018 geldt. Vandaar de wetswijziging in 2018. Annemarie legt uit: “De privacywetgeving bestaat in Nederland natuurlijk al langer. Vanaf mei 2018 wordt wel meer op naleving van de Europese privacywetgeving toegezien en de boetes die kunnen worden opgelegd bij niet naleving van de Privacyverordening, worden veel hoger. Dat is het grote verschil.” Valerie vult aan: “Heel veel verplichtingen omtrent privacy en persoonsgegevens bestaan nu dus al, maar in de Europese Privacyverordening wordt dat nog verder uitgewerkt. Met name betrokkenen van wie de persoonsgegevens worden verwerkt, krijgen meer rechten. De bedrijven die de gegevens verwerken, moeten aan meer verplichtingen gaan voldoen. Het is dus belangrijk dat bedrijven weten wat persoonsgegevens zijn, welke gegevens ze verzamelen en met welk doel dat gebeurt. Je mag niet zomaar allerlei persoonsgegevens verzamelen en bewaren als dat niet nodig is.”

Grondslag 

Bart van Works Smart Staffing Solutions geeft aan dat het in zijn branche een lastige kwestie is. “We moeten na twee jaar verplicht bepaalde gegevens weggooien, maar de gegevens van uitzendkrachten zijn goud waard. Als we iemand zoeken, kan het ook zijn dat de perfecte kandidaat zich drie jaar geleden al heeft aangemeld.” Annemarie geeft aan dat er een grondslag moet zijn voor het bewaren en verwerken van persoonsgegevens. “De meest gebruikte is toestemming: je moet dan degene informeren wiens gegevens je wilt verwerken en op voorhand expliciet toestemming vragen. Maar een werknemer of sollicitant kan geen toestemming geven in verband met een ondergeschikte positie. Er is dan geen sprake van een ‘in vrijheid gegeven toestemming’. Een uitgebreide pre-employment screening mag dus ook alleen als daar echt een gegronde reden voor is.” 

Social media 

Wie kent het niet: even een sollicitant checken op social media. “Dat mag dus ook niet zomaar”, zegt Annemarie. “Voor bepaalde belangrijke functies of voor mensen die met kwetsbare groepen (bijvoorbeeld in de kinderopvang) werken kun je een screening doen, maar dat moet je dan wel vooraf aan de sollicitant melden. Je mag ook niet meer persoonsgegevens verwerken dan noodzakelijk is voor de betreffende vacature.” Ferry van Giesbers Communicatie Groep: “Ik ken een bedrijf in de markt van arbeidsbemiddeling dat profielen maakt van mogelijke werknemers door middel van social media et cetera. Dat vind ik wel ver gaan.” Annemarie denkt dat dat niet zomaar mag. “Iedere betrokkene kan een melding doen bij de Autoriteit Persoonsgegevens, die toeziet op de naleving van de privacyregels. Afgelopen jaar zijn er al heel veel meldingen gedaan, maar de verwachting is dat dit nog verder zal toenemen. Er worden nu nog geen boetes opgelegd, maar dat gaat vanaf mei volgend jaar wel gebeuren. Dat kan oplopen tot bedragen van twintig miljoen of vier procent van de wereldwijde jaaromzet, indien dat bedrag hoger is.” 

Casino

Holland Casino is een bedrijf dat al jaren met strenge privacyregels te maken heeft. Babs Rijke vertelt: “We hebben een bezoekersregistratiesysteem dat gekoppeld is aan een beveiligingssysteem, dat luistert heel nauw. Dat mogen ook slechts enkele mensen inzien.” “Dat is een mooi voorbeeld van een grondslag”, zegt Valerie. “Maar dan moet een bezoeker eigenlijk wel weten wat er met zijn of haar persoonsgegevens gebeurt en waarom.” 

Actie ondernemen

Valerie en Annemarie merken dat bedrijven zich steeds meer bewust worden van de wetgeving op het gebied van privacy. “Ze beseffen dat ze zich moeten gaan voorbereiden op 25 mei volgend jaar, het moment dat de Privacyverordening van toepassing wordt. Wij adviseren daar graag bij en maken ondernemers bewust van waar ze op moeten letten en hoe ze hun bedrijf kunnen klaarstomen voor de nieuwe Privacyverordening.” Rustig afwachten is geen optie: het is van belang dat ondernemers actie gaan ondernemen. Annemarie: “Bekijk ook eens de website van de Autoriteit Persoonsgegevens, daar is al een heleboel informatie te vinden. Ga daarna met een privacy-expert om tafel en maak een beleid. Ook als het bijvoorbeeld gaat om zaken als e-mail- en internetgebruik van werknemers en cameratoezicht. Leg het beleid omtrent de verwerking van persoonsgegevens vast en informeer de betrokkenen zoveel mogelijk.” 

Meer weten?
www.poelmannvandenbroek.nl