19 juli 2018

Ter afronding… De woorden die alle aanwezigen doen ontwaken’

Resultaat en meerwaarde

Bij de budgetbepaling moeten de vragen welk resultaat en welke meerwaarde een evenement oplevert, centraal staan. Die vragen zijn voor een belangrijk deel te beantwoorden aan de hand van ervaringen van deelnemers aan soortgelijke events. Evaluaties zijn een bron van waardevolle informatie, niet ‘slechts’ een bureaucratische stap in een proces. Investeer hierin, neem bijvoorbeeld een evaluatieservice in de arm. 

De praktijk leert, dat hoe eenvoudiger het hele proces rond het event voor de deelnemers is, hoe beter de resultaten en hoe groter de meerwaarde zullen zijn. Maak gebruik van technologie om conversaties te vereenvoudigen, de gebruiksvriendelijkheid te bevorderen en om de algehele ervaring van je deelnemers te vergroten.

Op zijn wenken bediend…

Het gemak van de deelnemers moet centraal staan. Steeds vaker worden apps voor een specifiek event gemaakt. Die apps kunnen allerlei functies dienen: van het bieden van een programmaoverzicht waarin eenvoudig last minute wijzigingen doorgevoerd kunnen worden, tot aan mogelijkheden om notities, markeringen en illustraties te maken. Die kun je met elkaar te delen en zo kan je ook op elkaar reageren. Met veel apps kun je verder eenvoudig een paraaf of handtekening toevoegen aan documenten en die bijvoorbeeld delen met andere gebruikers dan de mededeelnemers, zoals een secretariaat. Kortom: de communicatie is dus gecentreerd, omdat iedereen op dezelfde pagina zit via de app. Wel zo efficiënt. Verder krijg je met een dergelijke app grip op de resultaten. Taken, to-do’s en besluiten staan overzichtelijk bij elkaar. 

Wees onderscheidend

Benut de waarde van meetings en congressen. Ze zijn geschikt als informatiebron, maar ook relevant als relatieplatform. Een meeting of event kan vele doelen dienen. Denk aan netwerken, kennis delen, inspireren, het versterken van je imago en naamsbekendheid of de introductie van een product, dienst of rapport. Maar hoe zorg je ervoor dat de waarde van een meeting of event maximaal is? Kies voor een goed bereikbare locatie die zich ook duidelijk onderscheidt. En verzorg alles tot in de puntjes. Is er genoeg ruimte en beschikt de locatie over de benodigde faciliteiten? 

Praktisch

Een event begint uiteraard met de uitnodiging. Er is niets zo vervelend als dat je na veel gepuzzel een datum hebt geprikt en de helft van de genodigden kan niet. Een handigheidje hierbij is een zogenaamde ‘doodle’, een webapplicatie waarmee je online afspraken tussen verschillende gebruikers op het net kan plannen. De genodigden kunnen niet alleen aangeven wanneer ze zelf kunnen, ze kunnen ook zien wie er nog meer uitgenodigd zijn. 

Ook businessbladen kunnen een goed middel zijn om in te zetten voor zowel de vooraankondiging van een event, als voor een evaluatie of verslag. Een professionele fotoreportage daarbij geeft een sfeerimpressie die kan enthousiasmeren voor een volgende ronde. 

Verwachtingen

Niet alleen de gasten hebben verwachtingen bij een event, ook de organisator heeft verwachtingen van zijn deelnemers. Formuleer die helder, zodat zij de doelstelling in de juiste context kunnen plaatsen en een duidelijk perspectief hebben. Een geslaagd evenement valt of staat met de sfeer. Breek het ijs door de deelnemers bijvoorbeeld een ludieke vraag voor te leggen, een grappige anekdote te vertellen of een voorbeeld van ‘omdenken’ te geven. Ten slotte dragen ook juist de informele momenten tijdens en na het event bij tot een geslaagde happening. 

Ter afronding… “There is a time when we must firmly choose the course we will follow, or the relentless drift of events will make the decision for us.” (wederom Prochnow).