24 september 2021

Van gefaciliteerde samenwerking tot spontane ontmoeting

Leerzame discussies, verdiepende sparringsessies, overleg met kernteams en luchtige gesprekken: de advocaten van Poelmann van den Broek voerden ze tot 1 augustus altijd met veel plezier en toewijding in het voormalige pand aan de St. Canisiussingel te Nijmegen. Toen het huurcontract verlengd moest worden, was dat aanleiding voor evaluatie en onderzoek naar andere mogelijkheden. “Om onze klanten nog beter te kunnen bedienen, wilden we nóg meer van elkaar weten wie waar mee bezig is en wat er speelt. Daarvoor was een andere opzet nodig”, begint Rudi. “Van daaruit bekeken we waar dat mogelijk was en na een zoektocht is het dit pand aan de Wijchenseweg geworden.”

Toegevoegde waarde voor de klant

Arjan: “De manier waarop we werken kan nóg zo fantastisch zijn, als de klant er niet bij gebaat is, stop er dan maar mee. Alles wat we doen, moet toegevoegde waarde hebben. In ons oude pand konden we weliswaar erg goed ons werk doen, maar daar zaten we meer apart van elkaar. We werken alleen voor ondernemers, dus alles wat we in huis hebben, is feitelijk voor elke klant relevant. Vanzelfsprekend neemt niet iedere klant alles af, maar het kan best zijn dat men graag geattendeerd wil worden op iets wat gaande is in een specifiek rechtsgebied. Ook al doet iemand geen zaken met het betreffende rechtsgebied, de advocaat die hem of haar bijstaat, heeft wel intensieve kennisuitwisseling met collega’s. Juist omdat we in het huidige pand allemaal bij elkaar zitten, gebeurt dat op een natuurlijke, spontane manier.” Zo helpt Poelmann van den Broek klanten proactief. Samen kijkt men verder vooruit dan de vraag die er op dat moment ligt.

Ontmoetingen faciliteren nieuwe ideeën

Ruud: “Collega’s gaven aan dat de verschillende teams die op de oude locatie per rechtsgebied bij elkaar zaten, een beetje aanvoelden als op zichzelf staande onderdelen. Dat vond men niet altijd prettig, maar in de oude structuur was het niet makkelijk om dat te doorbreken.” Arjan: “En het mixen van teams is wat geforceerd. Door de opzet van ons nieuwe kantoor gebeurt het spontaan en dat is een wezenlijk verschil. Verder werden teams samengesteld op basis van een specifiek onderwerp en ontmoette men elkaar van daaruit. Prima natuurlijk, maar nu ontstaan nieuwe visies, ideeën en oplossingen, juist door die spontane ontmoetingen. Iedereen beaamt dat hier dingen gebeuren die op de oude locatie logischerwijs niet konden gebeuren. We hadden een concept in ons hoofd, denkend ‘daar is de klant bij gebaat, dus wij als kantoor ook’. Het moet echter nog maar blijken dat hetgeen we bedacht hebben ook zo uitvalt in de dagelijkse praktijk. We zullen ongetwijfeld nog wat moeten fine tunen, maar de basis stáát.” Ruud: “Vanaf dag één werkte het. Ik heb nog nooit zoveel collega’s op dagelijkse basis gesproken als in de afgelopen twee maanden en dat is erg leuk.”

State of the art ICT-voorzieningen

In de oude situatie waren de verschillende disciplines verspreid over vier verdiepingen. Een klant moest soms het hele gebouw door voor overleg. Aan de Wijchenseweg is dat niet langer het geval. Poelmann van den Broek huurt de begane grond en eerste verdieping. Overleggen met relaties vinden altijd plaats op de begane grond. Iedereen komt via de hoofdingang binnen en wordt ontvangen door de gastvrouw. Ruud: “De ICT-omgeving biedt de klant veel gemakkelijker de ruimte om fysiek, dan wel online aan te sluiten. Ook intern kunnen we zo eenvoudig stukken delen. Meer dan de helft van alle vergadertafels is van alle ICT-gemakken voorzien.” Er is tevens een multifunctionele ruimte inclusief bescheiden podium waar bijvoorbeeld seminars kunnen plaatsvinden. Gasten die even moeten wachten, doen dat in een aangenaam zitje met uitzicht op een open aandoend kantoor met veel (semitransparant) glas. En wil iemand nog even werken, dan kan dat ook in een daartoe ingerichte ruimte.

Omgekeerd van wat gangbaar is

We lopen een gemeenschappelijke werkruimte in waar overal werkplekken zijn gecreëerd, ietwat afgescheiden door een overdaad aan planten. Het meubilair doet chique en tegelijk huiselijk aan. Het is zoveel mogelijk gemaakt van gerecyclede materialen als petflessen en vilt.
In de gemeenschappelijke ruimte heerst een rust, vergelijkbaar met die in de leeszaal van een bibliotheek. Gedempte gesprekken zijn nauwelijks hoorbaar door de groene afscheidingen. Rond de gemeenschappelijke ruimte liggen kamers en zalen die in grootte verschillen. Hier kan men bijvoorbeeld telefoneren of samenwerken. Rudi: “Dat is dus precies omgekeerd van wat gangbaar is. We zijn er aan gewend dat aparte ruimten gebruikt worden om je af te zonderen. Bij ons zijn die ruimten juist ingericht en bedoeld voor interactie.” De verschillende ondersteunende diensten zijn samengebracht in een soortgelijke gemeenschappelijke ruimte. Om vertrouwelijkheid te waarborgen, heeft alléén HR een eigen kamer.

Sporten

Interactie kan ook tijdens het sporten plaatsvinden, wat Poelmann van den Broek stimuleert. Arjan: “De Beerendonck, ijsbaan, klimhal en fitnesscentrum liggen hier om de hoek en we hebben douches waar medewerkers zich op kunnen frissen alvorens ze weer aan het werk gaan. Nu we niet langer in hartje centrum liggen, komen meer medewerkers met de fiets naar kantoor. Ook zij zijn blij met de douches.”

45-Jarig bestaan

De verhuizing viel samen met het 45-jarig bestaan van het advocatenkantoor. De laatste maanden van dit jaar zal daar in- en extern uitgebreid bij stilgestaan worden. De bar en koffie pantry, de gezellig ingerichte ‘huiskamer’ en het nog aan te leggen buitenterras vormen een perfecte ambiance om dat te doen.

Meer weten? Kijk op Poelmann van de Broek.