1 juni 2018

Ontbijtbijeenkomst bij Hotel Haarhuis over de AVG

De ondernemers

Charlotte Keukens
Printing Partners
www.printingpartners.nl

Maurice Toussaint
Sharp Business Point Arnhem
www.mtofficesolutions.nl 

Remco Cuiper
Saylus
www.saylus.com

Arthur Bleijerveld
Bleijerveld Juridisch Advies
www.bleijerveldjuridischadvies.nl

Ontbijtlocatie: Perron 5
www.perron5arnhem.nl 

CHARLOTTE KEUKENS: “Ik ben accountmanager bij Printing Partners in Doetinchem, dat in 2018 dertig jaar bestaat. We zijn groot geworden met het bedrukken van enveloppen, maar hebben uiteraard op tijd ingespeeld op de digitalisering. We verzorgen nu complete communicatiepakketten voor allerlei soorten bedrijven, we beleveren drukkerijen met enveloppen en hebben een goed ingerichte Fulfilmentafdeling. Grote landelijke organisaties zijn klanten waar wij een totaalpakket voor leveren. Wij hebben in alle facetten van ons bedrijf veel te maken met persoonsgegevens.” 

MAURICE TOUSSAINT: “Vorig jaar ben ik gestart met Sharp Business Point Arnhem. Wij focussen ons op zakelijke printers, multifunctionals en grote touchschermen. Als het gaat om de AVG hebben we een unieke eigenschap in het kader van data security. De multifunctional is namelijk een onderschat apparaat binnen het netwerk, dat gezien moet worden als volwaardige computer. Er gaat veel privacygevoelige informatie doorheen. Wij bieden een oplossing om die informatie te beschermen.” 

REMCO CUIPER: “Samen met mijn compagnon heb ik het telecom- en ICT-bedrijf Saylus in Epe en op Malta. Wij doen veel internationale zaken en werken veel voor ziekenhuizen, waardoor we op allerlei manieren te maken hebben met de AVG. Denk aan gegevens die je verwerkt, gesprekken die je opneemt, analyses en technische zaken.” 

ARTHUR BLEIJERVELD: “Ik ben bedrijfsjurist bij mijn onderneming Bleijerveld Juridisch Advies. Wij houden ons bezig met juridische zaken voor ondernemers. De AVG is logischerwijs een onderwerp waar veel juridische zaken bij komen kijken. We zijn ons er vorig jaar al in gaan verdiepen, zodat we op tijd voorbereid waren. Sindsdien merkten we dat de vraag naar informatie en advies over de AVG steeds meer toenam.” 

‘De bewustwording over privacy is er nog niet bij iedereen’

 

Zijn de meeste bedrijven zich al bewust van het belang van de AVG?

ARTHUR: “Dat merken wij wel. Sinds april loopt het bij ons echt storm met aanvragen. Mensen maken elkaar ook een beetje gek. Als ze anderen erover spreken en als het in de media komt, denken ze: ‘Dan moet ik er ook maar wat mee gaan doen’.” 
REMCO: “Die bewustwording is er nog niet bij iedereen. Laatst sprak ik nog een concullega, die zei: ‘AVG? Dat is toch een antivirusprogramma?’. Dus die was niet helemaal op de hoogte. En wij verwerken veel gegevens voor klanten, maar veel van hen hebben ons nog niet gevraagd wat we daar precies mee doen.” 
MAURICE: “Wij focussen ons op het mkb en het valt me op dat heel veel bedrijven er nog niet mee bezig zijn. Grotere bedrijven wel, die voelen een grotere verantwoordelijkheid en lopen meer risico om ‘gepakt’ te worden. Bij het mkb denkt men: ‘Zo’n vaart zal het wel niet lopen’. Wij geven daarom bij klantgesprekken altijd een presentatie over de AVG en het beschermen van gegevens.” 

Wat kunnen ondernemers doen om hun persoonsgegevens op de juiste manier te verwerken? 

CHARLOTTE: “Goed inlezen en awareness creëren bij medewerkers. Wij verzorgen mailingen voor bedrijven en verwerken ook gegevens samen met leveranciers. We sturen nu proactief een verwerkingsovereenkomst naar klanten voor wie wij veel mailingen versturen. Ook op andere vlakken zijn we er druk mee bezig.” 
MAURICE: “Een multifunctional is eenvoudig te beveiligen met een stukje software. Wij leveren standaard een data security kit bij onze machines. Die zorgt ervoor dat alle data automatisch wordt ‘encrypted’, overschreven en ook nog verwijderd.” 
ARTHUR: “Algemene maatregelen kun je op internet vinden, maar sommige complexe zaken moet je wel uitbesteden. Wij bieden bijvoorbeeld een laagdrempelige rapportage aan. Daarin geven we aan welke verplichtingen er voor die ondernemer gelden. De ondernemer weet dan wat de risico’s en kosten zijn en kan eventueel stappen ondernemen.” 

Is het noodzakelijk om specialisten te raadplegen? 

REMCO: “Ik denk dat dat wel verstandig is, alleen al om aan te tonen dat je er bewust mee bezig bent geweest. Als je het intern uitzoekt, is dat moeilijker aantoonbaar.” 
CHARLOTTE: “Wij hebben naast in-house expertise onze accountant geraadpleegd.”   
ARTHUR: “Ik zou het heel knap vinden als bedrijven het zelf kunnen. Wij krijgen zelfs aanvragen van advocatenkantoren en notarissen die het niet zelf helemaal willen uitzoeken. Het kost hen te veel tijd.” 

Welke risico’s en voordelen zijn er?

ARTHUR: “Ik ga er niet vanuit dat kleine ondernemers gecontroleerd worden, daar is geen capaciteit voor. Maar als het fout gaat, als iemand bijvoorbeeld een usb-stick kwijtraakt of je gehackt wordt, heb je een actieve bewijsplicht om te laten zien wat je gedaan hebt en of het goed geregeld is. Persoonlijk vind ik het wel goed dat we eens nadenken over wat we allemaal doen met onze persoonsgegevens.” 
REMCO: “Ik zie niet echt voordelen van de AVG. Ik denk dat het meer een papieren tijger wordt, die heel slecht gehandhaafd kan worden. Adviseurs en consultants schieten er wel wat mee op qua werk, maar voor veel bedrijven levert het juist ballast op.” 
CHARLOTTE: “Er is wel een commercieel belang. Als je klant weet dat zijn gegevens in goede handen zijn, kan dat ook in je voordeel zijn.”  

Welke tip geef jij ondernemers?

CHARLOTTE: “Blijf awareness houden en jezelf de wie-, wat-, waarom-vragen stellen. Als je dat scherp houdt, ben je er heel bewust mee bezig.” 
REMCO: “Doe je huiswerk goed en denk erover na. En neem een adviseur in de arm, want bij een hele hoop dingen sta je zelf niet stil.” 
MAURICE: “Zie je multifunctional als een voorwaardige computer en behandel ‘m ook op die manier.” 
ARTHUR: “Realiseer je dat het om persoonsgegevens gaat. Dus als een document geanonimiseerd is, wat met bepaalde software kan, kun je die informatie vaak toch bewaren.” 

 

Arnhem Business